Новости компании

Автоматизируем документооборот в небольшой компании
29.11.2016

Автоматизируем документооборот в небольшой компании

Шаг 1. Определяем цели



Автоматизация не должна превратиться в кампанию, напоминающую хрущевскую кукурузу. Для начала нужно оценить документооборот компании и разобраться, какие именно процессы мы хотим автоматизировать. К ним относятся: 

Стандартные, постоянно повторяющиеся процедуры. Такие, как подача и утверждение заявления на отпуск. Или — заказ пропусков для гостей на парковке. Или — запрос сотрудниками наличных. Эксперты посчитали, что автоматизация такого документооборота позволяет экономить от 5 до 15 процентов рабочего времени рядового сотрудника. А значит — сокращает расходы. К тому же — перевод этих процессов на автоматические рельсы проще всего осуществить. В «Битрикс 24», например, есть готовые шаблоны для многих стандартных операций. Их вообще не нужно настраивать — достаточно указать ответственных сотрудников. А так как речь к тому же идет о всем известных типах документов, то система способна формировать их автоматически. Людям нужно «вбивать» в нее только переменные данные, например — даты начала и окончания отпуска. 

Процессы, в которых документооборот вызывает постоянный «затык». О них постоянно говорят в курилке. Их завершения часами ждут за кофейком на кухне. На проблемы в них ссылаются менеджеры, объясняя, почему не достигли KPI: «Cделка давно согласована, а договор лежит на подписании». В это время юристы же даже не могут сказать, когда именно посмотрят на договор — ведь их стол завален бумагами, и какая из них касается данной сделки, понять невозможно. Если у вас есть такие процессы, документооборот по ним пора автоматизировать. 

Процессы, которые требуют найма специального человека «на документооборот».Раньше в этом отделе работали только штатные сотрудники. Но теперь компания выросла, и отдел обслуживает куча фрилансеров. Каждому из них ежемесячно требуются новые акты, к тому же текучка кадров составляет 50 процентов. Руководитель этого отдела погребен под грудой договоров и не успевает справляться со своими основными обязанностями. И он просит вас «нанять девочку на договоры». Вместо девочки можно довериться автоматической системе, которая поможет вам наладить процесс. 

Процессы, которые нуждаются в особой прозрачности. Кроме экономии времени, денег и нервов, а также спасения леса, у автоматизации документооборота есть еще одно преимущество — универсальный доступ к данным. Вам нужно, чтобы любой сотрудник мог найти документ по названию клиента, дате или фамилии менеджера? Или вы как руководитель хотите всегда быть в курсе того, на каком этапе находится каждая сделка? Автоматизация решит эти задачи. 

Шаг 2. Создаем рабочую группу



Автоматизация документооборота — это отдельный проект вашей компании. Такой же, как создание нового сайта или открытие филиала в другом городе. А значит — в команде должен быть человек, который будет за этот проект отвечать. Надо иметь в виду, что кроме железной логики этому человеку понадобятся определенные лидерские качества, потому что за документами и их обработкой стоят люди. Совсем не обязательно, чтобы за проект отвечал IT-специалист (хотя если у вас есть IT-отдел, то его представитель обязательно должен войти в рабочую группу). Главное, чтобы руководитель понимал, как устроено управление проектами, и имел опыт работы с автоматическими системами. Кроме этого, в рабочую группу нужно привлечь представителей бухгалтерии, юридического отдела и всех отделов, документооборот которых вы собираетесь автоматизировать. Именно с ними нужно будет обсуждать схему прохождения каждого документа. 

Наконец, вам нужно определиться с тем, будете ли вы проводить автоматизацию самостоятельно, или обратитесь к помощи сторонней IT-компании. В принципе, большинство систем имеют в пакете визуальный редактор, с помощью которого любой человек может настроить процесс сам, без программистов. Однако если у вас очень большая компания или речь идет об очень сложных процессах, требующих нестандартных решений — можно отдать автоматизацию на аутсорс. Но в вашей команде все равно должен быть человек, который разберется во всем документообороте и поставит задачу айтишникам. 

Шаг 3. Создаем схему документооборота


Перед тем, как передоверить ваши операции с документами автоматической системе, нужно составить их схему на бумаге. Для этого лучше всего использовать так называемый «процессный» подход. Это — способ смотреть на работу компании, как на совокупность процессов, каждый из которых можно оптимизировать. У любого процесса есть следующие характеристики: 
  • Вход. Это — событие, которое запускает процесс и материалы, которые поступают в него на начальном этапе. Например, для процесса «подписание договора с клиентом» исходным событием является сообщение менеджера о том, что контрагент готов подписать контракт. А материалы — это реквизиты контрагента и условия договора, о которых менеджер договорился с клиентом по телефону.
  • Выход. Это — результат процесса. В нашем случае — бумажная версия договора с печатями и подписями обеих сторон в канцелярии компании.
  • Этапы. Это — действия, которые нужно совершить с материалами, чтобы получить результат. Например, договор должен пройти проверку у юриста, контрагент — проверку службы безопасности, менеджер должен утвердить договор с клиентом, а отдел дизайна — подтвердить, что может выполнить задачу в сроки, которые в этом договоре указаны. Потом генеральный директор должен подписать договор, секретарь — отправить копию на подпись контрагенту, получить от курьера финальный документ и заархивировать его.
  • Участники. Это все, чьи действия необходимы для того, чтобы достичь результата. 
У процессов есть и множество других параметров, но для составления схемы документооборота вполне достаточно этих четырех. Для начала мы выделаем этапы, которые проходит документ. У каждого этапа есть исполнитель. В схеме мы должны отметить все действия исполнителей, а затем отразить план движения документа по этапам. 

При составлении плана надо учитывать, о каком процессе идет речь — последовательном или циклическом. При последовательном процессе документ, перейдя на очередной этап, никогда не вернется на предыдущий. Например, вряд ли отдел кадров заставит сотрудника много раз вносить изменения в заявление об отпуске. Поэтому схема такого проекта проста и состоит просто из набора этапов и действий на каждом этапе. Когда действие завершено — документ переходит на следующую стадию. 

Циклические процессы — сложнее. Они предполагают, что на каждом этапе документ обрабатывается, а затем участник принимает решение о его дальнейшей судьбе. Он может отправить документ дальше «по цепочке», вернуть на предыдущую стадию и так далее. В любом случае, чтобы автоматизировать документооборот, количество вариантов должно быть конечным. А при составлении схемы такого процесса нам нужно сформулировать правила, по которым документ проходит с этапа на этап. Например, если отдел дизайна согласен со сроками в договоре, то договор отправляется на подпись гендиректору. А если не согласен — договор возвращается менеджеру для внесения в него новых сроков. 

Существуют ситуации, когда для прохождения документа требуется серьезное обсуждение в компании — например, комментарии от всех отделов, каждый из которых имеет право «вето». Даже такой сложный процесс можно автоматизировать. Например, в системе «Битрикс 24» существует множество способов утверждения документов. Среди них — голосование простым большинством, утверждение документа при наличии позитивного отзыва хотя бы от одного участника, автоматический сбор рекомендаций от специалистов внутри компании. Механизмы принятия решений заранее заносятся в систему и применяются ко всем документам, проходящим через процесс. 

Составление схемы — прекрасный момент для того, чтобы посмотреть на ваши процессы документооборота свежим взглядом. Ведь именно сейчас вы можете оптимизировать документооборот и избавиться от моментов, которые его тормозят. Например, если контрагент не пройдет проверку службы безопасности, то работа юристов и всех остальных участников окажется бесполезной тратой времени. Значит, эту проверку имеет смысл провести до того, как договор начнет путешествие по остальным этапам. 

Кроме этого, имеет смысл посмотреть, какие из этапов, которые сейчас следуют друг за другом, можно запустить параллельно. Ведь комментарии от отдела дизайна обычно никак не связаны с правками, которые вносят в договор юристы. А значит работа над договором может вестись совместно и одновременно. Вместо множества версий документа все могут оставлять комментарии в одной и той же версии, которая будет находится онлайн. 

В России почти нет компаний, которым удалось полностью перейти на электронный документоооборот. Даже если вы внедрили в своей компании электронную подпись, вам все равно приходится иметь дело с контрагентами, которые работают «на бумаге». Поэтому не забудьте внести в свою схему все действия, которые нужны, чтобы наладить «мосты» между виртуальным и реальным миром — такие, как сканирование и распечатку — и назначить ответственных за них. 

Шаг 4. Внедрение




После того, как схема готова на бумаге, воплощение ее на практике — дело техники. Посмотрите, какие готовые шаблоны для документооборота есть в выбранной вами системе. Затем познакомьтесь с тем, как в системе настраиваются бизнес-процессы. Если вы не поленились на предыдущем этапе и в руках у вас — полная схема документооборота, настройка не должна вызвать у вас проблем. Если вы пользуетесь услугами IT-компании — убедитесь в том, что у них нет вопросов к вашей схеме. На этапе внедрения системы документооборота важно проработать вопрос уведомлений и прав. Кто из участников и как узнает о прохождении документов на следующий этап? Кто имеет право «продвинуть» документ по этапам? Кто имеет доступ к информации о статусе документа? Кроме этого, необходимо внести в систему информацию о допустимых сроках. Например, если вы считаете, что юрист не имеет права задерживать договор дольше одной недели, система предупредит его о том, что срок выполнения задачи истекает, и сообщит руководителю, если юристы «тормозят». 

После того, как система автоматического документооборота готова, начинается самый нервный этап — внедрение. Обязательно дайте сотрудникам время для обучения и будьте готовы провести с ними тренинги по пользованию системой. Но каждый человек в компании должен знать, что скоро наступит «день Ч». И после этого дня документ, которого нет в электронной системе, считается не существующим. Теперь никто не может подойти к юристам с распечаткой или утвердить отпуск на основании рукописного заявления. Будьте готовы к тому, что в первое время ваши нововведения вызовут волну возмущения. Но чаще всего она угасает уже через несколько недель, потому что в жизни каждого сотрудника рутина документооборота уступает место более интересным задачам. 

Оригинал тут

Возврат к списку