Новости компании

Лайфхаки для распределенных команд
31.10.2016

Лайфхаки для распределенных команд

Опыт разных компаний показывает, что отличных результатов можно достичь в формате распределенной команды, когда сотрудники состоят в штате, но не работают в одном помещении. Многие компании для некоторых задач пользуются услугами фрилансеров, которые также работают удаленно. У некоторых компаний часть сотрудников работает в офисе, например, в Москве, а другая часть сотрудников – распределенная команда в разных городах и фрилансеры. 

В таком способе организации работы есть как масса плюсов, так и свои минусы и особенности. Делимся лайфхаками о том, как преодолеть минусы работы распределенной команды. 

В чем смысл?


Один из главных эффектов, который дает работа в распределенной команде – это изменения в головах людей. Все сотрудники в условиях удаленной работы ориентируются исключительно на результат, а не на процесс. При этом, конечно, каждый сотрудник должен четко понимать свою роль в команде, свои KPI и то, какой результат и к какому времени от него ждут. Тогда по окончанию рабочего дня, недели, месяца или года значение будет иметь только то, ЧТО сотрудник успел сделать, а не то, СКОЛЬКО времени он провел за работой. Это дисциплинирует и позволяет увеличить эффективность команды. 

«Для меня как руководителя формат удаленной работы устраняет искушение ходить между столами и следить за тем, чтобы сотрудники не сидели в соцсетях или не занимались чем-то еще, по моему мнению, неправильным. А ведь подобная атмосфера в офисе создает дополнительное напряжение и порой мешает людям спокойно заниматься своим делом. Когда тебя оценивают только по результатам и никто не «стоит над душой», это дает ощущение, что тебе доверяют, и повышает уровень внутренней ответственности», – говорит Максим Панфилов, генеральный директор веб-студии Ratio, которая работает по принципу распределенной команды. 

Плюсы и минусы распределенной команды

Начнем с плюсов
. Помимо очевидного преимущества удаленных сотрудников – они ориентированы на результат, а не на то, чтобы отсидеть в офисе «с 9 до 18», – есть ряд других важных плюсов распределенной команды. 
  • Экономия времени 
    При удаленной работе экономится время на дорогу до офиса, на стояние у кулера, очередь у туалета, болтовню в курилке. Это время может быть потрачено на работу, а точнее – на достижение результатов. А если сотрудник достиг результатов до наступления дедлайна, он может потратить освободившееся время на отдых, хобби, семью, а потом с новыми силами вернуться к работе.
  • Офис и оборудование 
    Очевидный плюс для работодателя – экономия денег на аренде офиса, закупке ноутбуков и прочей офисной техники. Некоторые компании с распределенными командами все же снимают небольшой офис в крупных городах своего присутствия – в основном для проведения встреч с крупными клиентами и стратегических совещаний руководства. 
    Правда, этот же плюс для компании может обернуться некоторым минусом для рядового удаленного сотрудника: для работы ему придется использовать собственную технику, а кому-то, кто не имеет возможности работать дома, – еще и тратиться на аренду места в коворкинге.
  • Рекрутинг 
    Создавая распределенную команду, вы моментально получаете выход на международный рынок труда – остается лишь решить вопрос языкового барьера. Но даже если вы не хотите его преодолевать, расширяя географию рекрутинга с Москвы/другого города до всей России, вы увеличиваете базу кандидатов как минимум в 10 раз.
  • Лояльность 
    Зачастую сотрудники в распределенной команде более лояльны. Они ценят свободу и доверие своего руководителя, отвечают взаимностью и ощущают больше ответственности. Они работают в комфортных для себя условиях, в окружении, которое создавали сами, на свой вкус. Могут самостоятельно планировать свое время, путешествовать по всему миру. В атмосфере комфорта, доверия и свободы сотрудники получают больше удовлетворения от своей работы. 
Итак, преимущества распределенной команды очевидны: такая структура ориентирует сотрудников работать на результат, а также экономит ресурсы компании – материальные и нематериальные. Однако такая организация труда порождает и новые проблемы. 

Минусы распределенной команды
  • Командный дух 
    В распределенной команде люди изолированы друг от друга. Это может отразиться на мотивации. В коллективе должна быть взаимовыручка, чувство локтя. Как создать такую атмосферу?
  • Коммуникация 
    Наиболее распространенная форма коммуникации при удаленной работе – текстовая. Но текст плохо передает эмоции. Одну и ту же директиву можно трактовать десятками способов. Возможны недопонимания, многочисленные правки и даже конфликты только потому, что один из сотрудников не дочитал письмо или понял его не так.
  • Единообразие и обучение 
    В распределенную команду приходят люди из компаний разного уровня, у всех свой багаж опыта и знаний. Разнообразный опыт – это хорошо, но если каждый будет руководствоваться исключительно своими соображениями, все проекты превратятся в «лоскутное одеяло».
  • Рабочий день и организация производства 
    Мы живем в огромной стране, у нас 11 часовых поясов. Когда руководитель проекта Костя просыпается и собирается на работу, дизайнер Петр на пути к теплой кроватке заканчивает макет. Когда коллеги не имеют возможности в любой момент связаться друг с другом, общий темп ведения проекта падает. Сегодня поставил задачу, завтра она готова, послезавтра показал клиенту, потом вернулись правки и все заново. Это создает определенные проблемы и затягивает рабочий процесс. К тому же, зачастую клиенты недовольны тем, что не могут получить оперативную обратную связь. 
Так как преимущества работы распределенной команды довольно очевидны, мы не будем подробно на них останавливаться. Сконцентрируемся на лайфхаках, которые помогут преодолеть минусы такой организации работы. 

Время – деньги

Для начала разберемся, как компании не терять деньги и целые сутки из-за того, что часть команды – в Калининграде, другая – во Владивостоке, руководство – в Москве, а еще часть команды раскидана от Сочи до Новосибирска. 

« Я считаю, что необходимо с самого начала договориться о простых нормативах работы, например: 
  • С 12 до 17 по Москве быть на связи
  • Отвечать на почту в течение трех часов
  • Не опаздывать на планерки
  • Предупреждать об опозданиях и отсутствии
  • Составлять график дежурства на каникулы 
Все проступки должны подсчитываться. Если у человека более трех нарушений в месяц, то он получает «условное наказание» и должен отработать его. Например, в свободное время он подготовит доклад для внутреннего тренинга. Если человек систематически нарушает регламент, то такой человек просто нам не подходит»
, – рассказывает Максим Панфилов. 

«Нужен минимум один конференц-колл в день, чтобы обсудить с командой в реальном времени обстановку. Ничего страшного, если у кого-то день будет только начинаться, а у другого скоро свидание с подушкой – такой разговор помогает помнить, что по ту сторону экрана живые люди», – говорит директор по маркетингу VIVAster.com Никита Широбоков. 

Важное условие эффективности при работе с удаленным персоналом – это четкие, прозрачные и понятные правила игры. 

«Наша компания постоянно сотрудничает с 8 тыс. переводчиков по всему миру: это только те специалисты, с которыми мы поддерживаем отношения регулярно. Конечно, часть из них проживает в разных часовых поясах, и нам приходится выстраивать все процессы в соответствии с тем, насколько большая разница во времени у нас с этим фрилансером. 

Мы работе с удаленными сотрудниками мы даем им максимально детализированные инструкции. К примеру, если мы договариваемся созвониться, то указываем не только время, но и часовой пояс: GMT (время по Гринвичу). То же и с заказами: мы точно указываем дату (предварительно проверив, что эта дата совпадает с аналогичной в нашем поясе) и время, когда ожидаем от переводчика получить готовую работу. 


Разумеется, если компания сотрудничает с фрилансерами или клиентами из разных часовых поясов, в идеале она должна работать 24/7, потому что помимо разных часовых поясов могут быть и разные рабочие/выходные дни, так что всегда должен быть сотрудник, который на связи. К примеру, у нас «все вымирает» в начале января, а на Западе главный праздник – это Рождество, а не Новый Год, так что к январю они уже на работе», 
– рассказывает директор по качеству компании ABBYY LS Александр Вихрев. 

А как насчет клиентов? Как сотрудникам распределенной команды, находящимся в разных городах и часовых поясах, быть максимально доступными для них? 

«Современные сервисы позволяют выстраивать коммуникацию с клиентами так, чтобы разница во времени никак не сказывалась на работе. Скажем, можно настроить виртуальную АТС следующим образом: если клиент звонит сотруднику в регион, где рабочий день уже закончился, то звонок переводится в другой регион – так что на звонки всегда отвечает живой человек, а не автоответчик», – говорит PR-директор «Манго Телеком» Ксения Мартиросова. 

Поддерживаем командный дух

«У нас в Modulbank основная часть команды находится в Москве, часть людей сидят в Новосибирске, Костроме, Уфе. И в каждом городе-миллионнике у нас есть либо представительство, либо хоум-менеджеры. 

Мы можем целой командой или частью ее выехать в Новосибирск и работать там одну-две недели. Делаем совместные спортивные мероприятия, например, устраивали сплав по реке в Уфе – те, кто там был, до сих пор это вспоминают. Очень хорошо сплачивает команду. 

Раз в год мы начинаем вместе готовиться и затем проходить «Гонку героев» – в Москве или в Новосибирске. Принимают участие все желающие, из любых городов. Бешеные эмоции, которые бьют фонтаном еще пару недель. 

Также есть конференции, хакатоны, в которых тоже принимаем совместное участие или выезжаем друг к другу в гости»
, – рассказывает руководитель отдела UX в Modulbank Наталья Стурза. 

Коммуникация и обмен опытом

«Нужно приучить команду разделять информационные потоки по важности. Если, к примеру, канал #majorbugs в Slack падает сообщение, его нужно открывать сразу и отвечать на него мгновенно. Следовательно, все шуточки и неформальное общение оставляем для канала #random. Человек, у которого все коммуникации свалены в кучу, может пропускать важные сообщения. 
Кстати, насчет неформального общения – оно тоже необходимо распределенной команде. Офисный коллектив получает неформальное общение с коллегами в барах. Удаленные сотрудники по причине изоляции испытывают меньшую эмпатию к коллективу. Выход – добровольно-принудительное добавление всех коллег в друзья в соцсетях. Постоянное присутствие в ленте фейсбука коллег поможет немного нивелировать дистанцию между сотрудниками
», – говорит Никита Широбоков. 

«Каждую неделю в Москву приезжают три человека на программу Modultravel: она дает возможность приехать к нам в офис на неделю из любого города и набраться опыта. Для того, чтобы попасть на программу, надо написать творческое сочинение – в какой отдел хочешь, чем тебе это поможет в профессиональном плане. 

С какой-то периодичностью к нам приезжают клиентские менеджеры из регионов, которые обучаются новым знаниям, прокачивают навыки общения с клиентами. 

И мы постоянно взаимодействуем со всеми сотрудниками. Еженедельно проводим трекшн по результатам недели, каждый месяц подводим итоги и ставим цели на следующий месяц всей командой
», – рассказывает Наталья Стурза. 

«Для эффективной удаленной коммуникации важно, чтобы не было задержек и недопонимания. По важным вопросам старайтесь звонить вместо того, чтобы печатать большие тексты и указания на клавиатуре или в мобильном чате», – говорит Максим Панфилов. 

Итак, подведем итоги. Большинство проблем в работе с распределенной командой вполне решаемы – нужны лишь четкие и прозрачные правила и дисциплина: 
  • Установите регламент: в какие часы по московскому времени сотрудники из всех часовых поясов должны быть доступны. Проводите в это время общие совещания, звонки, обсуждайте самые важные текущие вопросы в общем чате
  • Распределяйте потоки входящих сообщений от клиентов по разных регионам в зависимости от времени, когда в этих регионах рабочий день
  • Сделайте несколько каналов в корпоративном чате, распределяйте сообщения туда по степени важности
  • Определите время, через которое удаленный сотрудник должен ответить на сообщения (срочные, важные и все остальные) в течение своего рабочего дня
  • Уделяйте время обмену опытом и корпоративным мероприятиям для поддержания командного духа (даже если такие мероприятия будут проходить онлайн)
  • Проговаривайте важные вещи, в которых могут возникнуть недопонимания, голосом
  • Прописывайте детальные инструкции как для бизнес-процессов, так и для конкретных задач
  • Ставьте четкие KPI и дедлайны, оценивайте сотрудников по результатам
  • Обсуждайте вместе со всей распределенной командой успехи компании, текущие результаты и актуальные задачи, вместе подводите итоги и ставьте цели
Оригинал тут

Возврат к списку